Las invitaciones. El preludio del evento (I), por Olga Casal

Cuando se organiza un evento de cierta altura o solemnidad, es necesario comunicarlo a los interesados haciéndoles llegar una invitación escrita. Tanto si se trata de una boda como de la inauguración de un hotel, no es suficiente hacer una llamada telefónica ni mandar un e-mail a los invitados, sino que la celebración debe ser anunciada a través de una cartulina impresa que, en la mayoría de los casos, será la primera noticia que reciban del acto.Pero pocas veces reparamos en la cantidad de información que esas simples cartulinas transmiten, tanto de manera explícita como implícita, ya que la invitación no sólo facilita datos en su contenido escrito, sino que también su aspecto, su tacto y su peso provocan sensaciones en el receptor.
La invitación es el preludio del evento. Es el documento que comunica su celebración y que recoge, en su estética, la imagen del mismo, por lo que resulta imprescindible poner el máximo cuidado a la hora de eleborarla, redactarla y determinar sus aspectos externos.
Pero vayamos por partes. Para no alargarme demasiado, dividiré este tema en dos capítulos. En esta entrada comentaré los aspectos formales, simbólicos y estéticos de las invitaciones y en otra posterior hablaré de los contenidos y plazos de envío.
Veamos. ¿Cómo elegir las invitaciones? ¿Con qué criterios?

Los tratamientos a la Familia Real Española en los medios de comunicación, por Olga Casal

Publicado en REVISTA PROTOCOLO: http://www.revistaprotocolo.com/articulos-y-reportajes/articulos/2453-los-tratamientos-de-la-familia-real-espanola-en-los-medios-de-comunicacion.html

Los problemas de salud del Rey en los últimos días han despertado una gran expectación e interés informativo, por lo que decenas de periodistas se han apostado a las puertas del centro sanitario donde se encontraba hospitalizado esperando los partes médicos y, de paso, buscando una rápida entrevista con las personalidades que allí se acercaron a visitar al monarca.
En un programa de televisión que retransmitía la llegada de la Infanta Cristina, se oyó claramente cómo una reportera la interpelaba llamándola “Infanta”, para después formularle una pregunta. Se da la circunstancia de que esa misma reportera, con motivo de una visita de los Príncipes de Asturias a México, se dirigió a gritos a doña Letizia desde el otro lado de la calle llamándola “Princesa”, a la espera sin duda de que ésta le contestara también dando voces.
Hechos como estos son bastante frecuentes y sirven para poner de relieve la falta de educación y de formación de la que hacen gala muchos pseudo-profesionales del periodismo que enturbian el panorama mediático nacional desprestigiando la profesión con sus actitudes barriobajeras.
Que es de mala educación gritar a la gente y hacer preguntas impertinentes es obvio para casi todo el mundo, por lo que no voy a insistir en ello. Lo que hoy quiero aclarar son los tratamientos a que tienen derecho -porque así está legislado (1) - los miembros de la Familia Real Española y la manera de aplicarlos.

II Foro Hispano-Luso-Iberoamericano de Protocolo en la Universidad de Vigo, por Olga Casal

Los próximos días 19 y 20 de mayo estaré en Pontevedra. La Universidad de Vigo, celebrará en esas fechas el II Foro Hispano-Luso-Iberoamericano de Protocolo, en el marco del Curso Complementario de Comunicación y Protocolo que se celebra en esta universidad por décimo año consecutivo. Ambos están dirigidos por Fernando Ramos, conocido periodista, escritor y profesor universitario especializado en protocolo y comunicación.
El encuentro tendrá lugar en la Facultad de Ciencias Sociales y Comunicación, situada en el Campus de Pontevedra y ocupará dos jornadas completas en las que prestigiosos profesionales de diversos ámbitos llegados desde varios puntos de Portugal, América y España analizarán los múltiples aspectos del protocolo institucional, la comunicación corporativa y la organización de actos, todo ello bajo el sugerente título de “La excelencia es cosa sencilla”.
Entre las conferencias y mesas de debate previstas -todas del más alto nivel- me interesa especialmente la intervención de Mar Castro, consultora, escritora y profesora, que defenderá el tema de los “Usos y costumbres de cortesía social en Portugal y España”. Por su parte, Isabel Amaral, Presidente de la APEP - Associação Portuguesa de Estudos de Protocolo de Portugal, participará en una mesa de debate junto al jefe de Protocolo de la Diputación de La Coruña, Rafael Vidal, y otros expertos, que tratarán sobre el devenir del protocolo en la sociedad futura. Seguro que será muy instructivo. Por mi relación profesional y docente con la escenografía y las técnicas de organización de actos, también me interesa mucho escuchar al afamado arquitecto César Portela, que intervendrá con una ponencia relativa a “El Protocolo estructural. ¿Cómo crear espacios donde celebrar acontecimientos?”.
Profesionales de todos los ámbitos del protocolo, diplomáticos, expertos en comunicación y estudiantes universitarios de diversas disciplinas se darán cita en este encuentro que destaca año tras año por su alto grado de participación. Yo no me lo pierdo.

Para más información, consultar http://protocolocorporativo.blogspot.com/

Paatrocinio, mecenazgo, esponsorización y colaboración. Aclarando conceptos, por Olga Casal

Publicado en REVISTA PROTOCOLO: http://www.revistaprotocolo.com/articulos-y-reportajes/articulos/2286-patrocinio-mecenazgo-esponsorizacion-y-colaboracion-aclarando-conceptos.html

Ante una sociedad cambiante y cada vez más exigente e informada, las empresas e instituciones están adaptando sus estrategias comunicacionales y desarrollando nuevas fórmulas con el fin de optimizar su imagen pública. Como alternativa a la publicidad y, en muchas ocasiones, inscritas en el ámbito de la responsabilidad social corporativa (RSC), ofrecen apoyo material (económico, logístico, de servicios) a diferentes causas, eventos o actividades culturales, buscando la repercusión social y mediática. Para definir estas acciones surgen expresiones como patrocinio, mecenazgo, esponsorización o colaboración, que a veces se confunden por lo difuso de sus límites y la proximidad de los conceptos que abarcan.
En todos los casos se trata de la aportación que una empresa o institución hace a otra entidad ajena a ella para ayudar a la consecución de una actividad determinada, sin exigir contraprestaciones a cambio. Es decir, que, al menos en el terreno teórico, es una aportación desinteresada, aunque lógicamente el donante espera que con ello su imagen y reputación salgan beneficiadas. A partir de aquí, hay sutiles diferencias que separan todos estos conceptos, por lo que vamos a intentar aclararlas.

La escenografía en la organización de eventos, por Olga Casal

El protocolo moderno es una herramienta necesaria para la organización y gestión de eventos que debe ser aplicada desde una perspectiva multidisciplinar en la que intervienen diversos factores como la comunicación, la seguridad, la legislación, la logística y la producción. El protocolo es el punto inicial desde el que se genera la idea creativa que en su desarrollo dará lugar a todo el evento. Pero un evento no puede ser un acto hueco, carente de contenido, sino que debe trazarse unos objetivos y transmitir a su público un mensaje claro y conciso. Y ese mensaje, actuando como hilo conductor, debe quedar materializado visualmente por medio de una puesta en escena que resulte atractiva, sugerente, original, pero sobre todo, adecuada a los intereses del organismo promotor. Esto es lo que hace la escenografía, que se ocupa del tratamiento estético y creativo del espacio donde va a tener lugar el acto, lo que le otorga un papel fundamental en la planificación protocolaria, como expresión plástica de una idea.

El proyecto escenográfico ha de reflejar las características visuales y simbólicas del acto, determinando los escenarios, los decorados, los elementos ambientales, la iluminación, los colores, las texturas, los sistemas audiovisuales, pero siempre al servicio de los objetivos fijados por los organizadores, dando prioridad al desarrollo previsto para el acto, las secuencias en que se divida, los tiempos, el ritmo. El escenógrafo, como gestor del espacio, también debe calcular cuidadosamente los recorridos, los movimientos, los flujos, para que resulten cómodos y coherentes, buscando siempre la limpieza visual y el orden.