7/6/10

Las invitaciones. El preludio del evento (II), por Olga Casal



En el artículo de la semana pasada (ver aquí) comentaba la importancia de los aspectos formales de la invitación, como soporte que transmite sensaciones a través de la calidad del papel, los colores, tipografías, etc. Pero la invitación es sobre todo un documento informativo, que comunica muchos datos en poco espacio, por lo que se debe extremar el cuidado a la hora de redactarla. El contenido debe hacer saber al destinatario quién le invita, a qué le invita, cuándo lo invita, por qué y cómo. Eso como mínimo.


Pero vayamos por partes.

Es frecuente leer en invitaciones impresas que el ayuntamiento de tal localidad invita a un evento. Primer error. Las instituciones no invitan, sino que lo hacen las personas encarnando a la institución a la que representan. Lo correcto, entonces, sería decir que el alcalde o el concejal invitan al acto. En cualquier caso, es suficiente con poner el cargo, sin tratamiento, del que invita, omitiendo el nombre. Sin embargo, si la invitación es nominativa, es decir, si se dirige a una persona concreta, entonces se reseñará el nombre completo de la misma precedido del tratamiento que le corresponda. Por ejemplo: “El alcalde de La Coruña tiene el honor de invitar al Excmo. Sr. D. Francisco Pérez…”

En todo caso, la invitación se redacta siempre en tercera persona.

A continuación, se comunicará a qué se invita, es decir, cuál es el acontecimiento que motiva la invitación. Puede ser la presentación de un libro, una entrega de premios, una primera piedra o cualquier otra cosa. Y normalmente, este acto irá seguido de un refrigerio que, dependiendo de sus características, se denominará cóctel, vino español, almuerzo, cena, cena de gala, etc. Es importante señalar que la palabra “comida” en protocolo no existe, ya que es un término genérico que únicamente expresa la acción de comer, por lo que en las invitaciones se utilizará un término más específico, como los que he apuntado.

El dato de la fecha y hora en que tendrá lugar la celebración quedará consignado con claridad, aunque no es necesario poner el año, al entenderse que será el corriente. Éste se puede poner al final del texto, a la derecha, acompañando al lugar donde se expide la invitación. Por ejemplo: La Coruña, 2010. Abundando en los detalles, aclaro que los meses se escriben en minúscula y los años sin punto, tal y como vemos en el ejemplo anterior. El día del acontecimiento se expresa en números y conviene hacer referencia al día de la semana –también en minúscula-, diciendo, por ejemplo, “el lunes 12 de enero”. También la hora se enuncia numeralmente, separando con un punto o dos las horas de los minutos y poniendo la palabra “horas” completa y en minúscula: “a las 12:30 horas”.

Si está prevista y confirmada la asistencia de una alta personalidad, conviene reflejarlo en la invitación, ya que este dato actuará como reclamo ante los destinatarios, que acudirán en mayor número, contribuyendo al éxito del acontecimiento. Pero ésta es un arma de doble filo, ya que si finalmente esa autoridad no se presenta, los invitados podrían sentirse engañados. De modo que sólo se incluirá este dato cuando esté firmemente asegurada la comparecencia.

Cuando en el acto sea imprescindible conocer el número exacto de asistentes, se pedirá su confirmación. Esto ocurre cuando hay que prever asientos, regalos, menús, reservas de hotel, etc. Entonces en la invitación se consignarán las siglas S.R.C (se ruega confirmación) acompañadas de un número de teléfono, fax o e-mail al que los invitados puedan dirigirse. Para animar a hacerlo, también en ocasiones se puede poner una fecha límite. No obstante, siempre la organización debe hacer un seguimiento de las invitaciones a través del teléfono, para saber quién va a asistir y quién no, especialmente cuando se trata de autoridades o invitados con cierta relevancia que deben ocupar un puesto reservado.

Si se trata de un acontecimiento que requiera una indumentaria determinada por parte de los asistentes, se indicará la etiqueta que corresponda. Es suficiente con reseñar la etiqueta para los caballeros, entendiendo que las señoras sabrán adaptarse a ella, pero también es correcto poner las dos. Lo que no hace falta poner es la palabra “etiqueta”.

Hasta aquí los datos imprescindibles que una invitación debe contener para informar adecuadamente a sus destinatarios, pero puede haber otros datos de interés, como horarios de llegada, indicaciones de acceso, planos, etc. Si éste es el caso, y con el fin de no recargar la invitación, se puede adjuntar otra cartulina con una nota de protocolo o nota de interés que informará de estos pormenores.

Casi tan importante como el documento en sí es el sobre que lo contiene. Ya he hecho referencia al diseño y el papel, pero ahora quiero referirme a los datos que recoge, que son los del invitado. Debemos poner el máximo cuidado en que sean correctos, especialmente en cuanto al nombre, el tratamiento y el cargo. Daría una muy mala impresión al destinatario detectar alguna incorrección en ellos.

En cuanto a los plazos de envío, dependerá del tipo de acto. En general, cuanta más importancia social o institucional tenga el evento, con más antelación se enviarán las invitaciones. Para bodas, se recomiendan unos dos meses, con el fin de que los invitados tengan tiempo de adecuar su agenda y su presupuesto. Pero para un acto menos solemne, será suficiente con quince días.

Como colofón, diré que es importante invitar a quienes en justicia tienen alguna relación con el acontecimiento que se celebra y con la entidad que lo convoca, por lo que conviene tener una base de datos bien estructurada y actualizada que impida algún olvido imperdonable. No podemos perder de vista que el evento, sea el que sea, se celebra para complacer y agasajar, no para ofender.

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