Las invitaciones. El preludio del evento (I), por Olga Casal

Cuando se organiza un evento de cierta altura o solemnidad, es necesario comunicarlo a los interesados haciéndoles llegar una invitación escrita. Tanto si se trata de una boda como de la inauguración de un hotel, no es suficiente hacer una llamada telefónica ni mandar un e-mail a los invitados, sino que la celebración debe ser anunciada a través de una cartulina impresa que, en la mayoría de los casos, será la primera noticia que reciban del acto.Pero pocas veces reparamos en la cantidad de información que esas simples cartulinas transmiten, tanto de manera explícita como implícita, ya que la invitación no sólo facilita datos en su contenido escrito, sino que también su aspecto, su tacto y su peso provocan sensaciones en el receptor.
La invitación es el preludio del evento. Es el documento que comunica su celebración y que recoge, en su estética, la imagen del mismo, por lo que resulta imprescindible poner el máximo cuidado a la hora de eleborarla, redactarla y determinar sus aspectos externos.
Pero vayamos por partes. Para no alargarme demasiado, dividiré este tema en dos capítulos. En esta entrada comentaré los aspectos formales, simbólicos y estéticos de las invitaciones y en otra posterior hablaré de los contenidos y plazos de envío.
Veamos. ¿Cómo elegir las invitaciones? ¿Con qué criterios?

 En cuanto las coordenadas del acto están decididas, se pueden encargar las invitaciones a la imprenta. Pero antes de plasmar en ellas los datos de la celebración, tendremos que elegir el soporte. El tipo de papel, el diseño, el color, el formato...todos son factores que transmiten sensaciones. El gramaje de la cartulina, por sí mismo, facilita mucha información. Debe ser directamente proporcional a la altura del acontecimiento, de tal manera que si queremos trasladar la idea de un acto muy distinguido y selecto, elegiremos una cartulina gruesa y de gran calidad. Pero si, por el contrario, queremos dar la impresión de algo más cercano, alejado del elitismo o simplemente más austero, entonces seleccionaremos un gramaje intermedio. Lo que no podemos hacer es dejarnos llevar por criterios arbitrarios. Esto también es comunicación y la coherencia es el patrón a seguir. Para actos corporativos internos o de menos calado, se puede también recurrir a la producción propia, imprimiendo las invitaciones en la misma empresa, pero sin eludir unos mínimos en cuanto a grosor y calidad del papel, de la impresión y del diseño. Se trata de una medida económica, aceptable en tiempos de crisis.En cuanto al formato, también debe ser coherente con  la entidad que invita y con el acto en sí. El tarjetón alargado - sencillo o díptico - es clásico y elegante. Una apuesta segura. Pero si la entidad convocante quiere transmitir una imagen más moderna y rompedora, debe elegir un formato alejado de lo tradicional. Puede ser cuadrado, troquelado, etc, aunque conviene destacar que todo lo que se aparte de lo estandarizado encarece los costes.

Si se decide recurrir a la imprenta, es conveniente encargar los sobres en el mismo tipo de papel que las invitaciones, aunque en un gramaje inferior y adaptado a ellas en formato y medidas. Ahora bien, en actos corporativos que no revistan una gran solemnidad, se puede optar por una solución más económica adaptando el formato de las invitaciones a lo sobres estandarizados que la empresa utiliza habitualmente para su correo, aunque quedan descartados los sobres con ventanilla.

En cuanto a los colores, las alternativas son múltiples, pero siempre se ha de seguir un criterio fundamentado. Las intituciones públicas rara vez se alejan del color blanco o crudo, ya que estos son siempre sinónimo de elegancia y distinción. También lo recomiendo para invitaciones de boda, donde la sencillez debe ser el criterio principal. Pero no es la única opción. La empresa privada puede ser más creativa y utilizar sus colores corporativos o los que aporten alguna connotación simbólica al acto o el motivo por el que se celebra. La única premisa ineludible es la sencillez, la legibilidad y el buen gusto. Lo mismo digo en lo tocante a la tipografía. La elección de la fuente dice mucho del acto y de quien lo convoca, de su estilo y su identidad.
En una invitación corporativa o institucional nunca puede faltar en lugar destacado el logotipo o el escudo que  representa a la entidad anfitriona y que recoge sus signos identificativos. Si además se diera el caso de que el evento está patrocinado por otras empresa y organismos públicos, también sus escudos o logotipos deben estar presentes por su orden correspondiente. Y aquí se nos presenta otro dilema. ¿Cuál es el orden protocolario correcto? Pues bien, en principio, el orden se establece en función de la cuantía aportada, per por una cuestión de dignidad y respeto hacia las instituciones públicas que representan a la ciudadanía, se les suele dar preferencia a éstas frente a las empresas privadas. Por tanto, primero se colocarán las instituciones - por su orden protocolario- y , a continuación, las empresas privadas en función de su participación económica. Si fueran varios los patrocinadores y colaboradores (separadas ambas categorías), es preferible situarlos en el reverso de la invitación, para no saturar el anverso, reservado para el logotipo del anfitrión y los datos del evento.
Cada uno de estos aspectos debe ser decidido cuidadosamente, concriterio protocolario, espíritu creativo, rigor técnico y, sobre todo, sin perder de vista que las invitaciones también son un elemento de comunicación.
La próxima semana más.