Organización de eventos. La puesta en escena, por Olga Casal

Según la Real Academia, “escenografía” es el conjunto de decorados en la representación escénica, es decir, que el término nos remite directamente al contexto teatral en su sentido más clásico. Pero, ¿qué tiene que ver el teatro con la organización de eventos? Pues tiene que ver y mucho, tanto en su proceso creativo como en su ejecución. Podemos establecer un claro paralelismo entre una obra teatral y la celebración de un acto: en ambos casos hay unos actores que, vestidos y caracterizados adecuadamente para la ocasión, representan un papel siguiendo un guión previamente escrito y respetan las pautas que el director les va marcando. Todo ello tiene lugar en un escenario que ha sido definido y decorado en función de la trama y completado con elementos técnicos de iluminación y sonido que contribuyen a que la acción resulte inteligible, verosímil y visualmente atractiva para el público asistente.

En ambos casos, buena parte del mensaje que el autor y director se han propuesto transmitir reside en la puesta en escena, ya que, como es sabido, los estímulos visuales son los que se perciben en mayor medida. Desde este punto de vista, todo lo que concierne a los escenarios en los que tendrá lugar la celebración de un acto ha de ser cuidadosamente pensado y elaborado, ya que compromete la imagen de la entidad organizadora. Nada debe quedar al azar o abandonado a la improvisación y sí prever todas las eventualidades posibles.
Pero un acto transcurre no sólo en el tiempo, sino también en el espacio. Los asistentes, ya sean protagonistas o invitados, se mueven en distintas direcciones, entran, salen, se dirigen a la presidencia, al atril de oradores… Por eso es muy importante establecer unos recorridos claros que cada uno ha de conocer de antemano para que, a los ojos de los asistentes y los medios de comunicación audiovisual, los espacios puedan percibirse limpios y diáfanos. De esa manera, la impresión general será de orden y mesura, dando la sensación de que el acto transcurre sin artificios. Si, por el contrario, cada uno circula por donde se le antoja, topando unos con otros, estaremos transmitiendo una imagen desordenada y desorganizada del acto y, como consecuencia, también de la entidad promotora, enturbiando con ello el mensaje efectista que nos habíamos propuesto.

Para lograr este objetivo, los recorridos deben ser estudiados detalladamente por el organizador, primero sobre el plano, después sobre el escenario real y, finalmente, plasmados en un ensayo general al que acudirán todos los que tengan previsto intervenir en el acto con algún protagonismo.
Además, el hecho de que cada uno conozca con detalle la secuencia de su participación le aportará seguridad y aplomo, provocando una sensación general de naturalidad y fluidez.
Por eso me parece acertado establecer esta analogía entre la representación teatral y la organización de un evento, porque ambos requieren una planificación y dirección responsable y profesional.