La escenografía en la organización de eventos, por Olga Casal

El protocolo moderno es una herramienta necesaria para la organización y gestión de eventos que debe ser aplicada desde una perspectiva multidisciplinar en la que intervienen diversos factores como la comunicación, la seguridad, la legislación, la logística y la producción. El protocolo es el punto inicial desde el que se genera la idea creativa que en su desarrollo dará lugar a todo el evento. Pero un evento no puede ser un acto hueco, carente de contenido, sino que debe trazarse unos objetivos y transmitir a su público un mensaje claro y conciso. Y ese mensaje, actuando como hilo conductor, debe quedar materializado visualmente por medio de una puesta en escena que resulte atractiva, sugerente, original, pero sobre todo, adecuada a los intereses del organismo promotor. Esto es lo que hace la escenografía, que se ocupa del tratamiento estético y creativo del espacio donde va a tener lugar el acto, lo que le otorga un papel fundamental en la planificación protocolaria, como expresión plástica de una idea.

El proyecto escenográfico ha de reflejar las características visuales y simbólicas del acto, determinando los escenarios, los decorados, los elementos ambientales, la iluminación, los colores, las texturas, los sistemas audiovisuales, pero siempre al servicio de los objetivos fijados por los organizadores, dando prioridad al desarrollo previsto para el acto, las secuencias en que se divida, los tiempos, el ritmo. El escenógrafo, como gestor del espacio, también debe calcular cuidadosamente los recorridos, los movimientos, los flujos, para que resulten cómodos y coherentes, buscando siempre la limpieza visual y el orden.

El objetivo final es lograr configurar un escenario que exprese la filosofía del acto con armonía, elegancia y singularidad, persiguiendo la implicación emocional del espectador que lo presencia in situ o a través de los medios de comunicación. Y éste es otro de los puntos fundamentales: El proyecto escenográfico debe tener en cuenta también las necesidades de los profesionales de los medios- periodistas, fotógrafos, cámaras, locutores de radio- que han de disponer de un espacio adecuado para trabajar con comodidad y eficacia y contar con los medios técnicos necesarios. No olvidemos que la proyección mediática es siempre uno de los objetivos principales de la organización y del evento mismo. Por todo ello, la escenografía está vinculada indisolublemente a la producción, que se encarga de elaborar la propuesta técnica (equipos de iluminación, sonido y otras tecnologías) y de los elementos materiales necesarios, así como de su gestión y contratación.
La escenografía es un factor básico en el proyecto de protocolo porque se responsabiliza del aspecto visual del evento. Por eso cualquier acto, por pequeño y modesto que sea, debe ser planificado cuidadosamente en todos los aspectos tanto conceptuales como visuales, enfocando sus esfuerzos a dotarlo de un significado comprensible.